Как работает: Сравнивает номер, дату и сумму документов одного типа по контрагенту в рамках года.
Выгода: Предотвращает ошибки в НДС, искажения в себестоимости себестоимости, не точности в БухОтчетности
Первичные документы Отчет "Дубли документов" Автоматическое выявление задвоенных (дублирующих) первичных документов в 1С — как по входящим, так и по исходящим операциям.
Что проверяет отчёт
Отчёт предназначен для поиска повторяющихся документов, которые могут случайно попасть в базу 1С два и более раз. Это частая проблема, особенно при массовом загрузке первички через внешние сервисы или при работе нескольких бухгалтеров с одной базой.
Задвоенные документы могут привести к серьёзным ошибкам:
двойное включение вычетов по НДС;
завышение расходов и искажение прибыли;
расхождения между бухгалтерским и налоговым учётом;
претензии со стороны налоговой при проверках.
Принцип работы отчёта
Система автоматически анализирует все загруженные документы по ключевым параметрам. Если значения совпадают — они попадают в отчёт как потенциальные дубли. Параметры для оценки дублирования документа:
Один и тот же контрагент;
Один и тот же тип документа (например, УПД, акт, счёт-фактура);
Совпадение номера документа;
Совпадение даты документа;
Совпадение суммы документа.
Если все эти параметры совпадают — это с высокой долей вероятности дублирующая запись.
Что показывает отчёт
Для каждого дубля система выводит:
Организацию;
Контрагента;
Тип документа (акт, счёт-фактура, УПД и т.д.);
Номер документа;
Дату;
Сумму;
Количество дублей;
Общую сумму задвоенных записей.
Также доступна детализация:
по документам;
по периодам;
по организациям и контрагентам.
В каких ситуациях дубли особенно опасны
При формировании декларации по НДС — задвоение вычетов;
При подготовке управленческой отчётности — искажение прибыли и себестоимости;
При сверке с контрагентами — недоразумения и претензии;
При аудитах — квалификация ошибки как существенной с необходимостью внесения корректировок.
Преимущества использования отчёта
Автоматический контроль — без ручной сверки и поиска;
Предотвращение налоговых рисков — особенно по НДС;
Выявление дублирующих документов до формирования отчётности;
Удобная детализация — можно быстро найти, где ошибка;
Работает по всем клиентам сразу — без необходимости заходить в каждую базу.
Как использовать в работе
Просматривать отчёт регулярно в течение месяца и особенно перед квартальной отчётностью;
Выгружать в Excel с фильтрами по нужным клиентам;
Передавать клиенту таблицу с просьбой предоставить документы по конкретным платежам;
Использовать для внутреннего контроля и постановки задач сотрудникам.
Как использовать в работе
Просматривать отчёт регулярно в течение месяца и особенно перед квартальной отчётностью;
Выгружать в Excel с фильтрами по нужным клиентам;
Передавать клиенту таблицу с просьбой предоставить документы по конкретным платежам;
Использовать для внутреннего контроля и постановки задач сотрудникам.
Как использовать в работе
Проверять отчёт регулярно перед закрытием месяца/квартала. При обнаружении дублей — сверять документы в 1С:
Один из них удалить или пометить на удаление;
Проверить, не был ли он учтён в НДС;
Убедиться, что в декларацию попал только один документ.
Выгружать отчёт в Excel и передавать клиенту, если нужна дополнительная проверка с его стороны.
Если вы уверены, что найденный документ не является дублем, то достаточно поле "Комментарий" в документе 1с написать "Не дубль" и данный документ выводиться в отчет не будет!
Вывод
Отчёт «Потенциальные дубли» — это инструмент предотвращения ошибок, а не исправления последствий.
Он помогает главному бухгалтеру и аутсорсинговой компании работать системно и безопасно: выявлять и устранять дубли до того, как они повлияют на налоги или искажают отчётность. Используйте его регулярно, особенно если вы работаете через сервисы распознавания первички или обрабатываете большой поток документов. Это один из ключевых шагов к надёжному и прозрачному учёту.