BuhDATA: Бизнес-Аналитика
Первичные документы
Отчет "Процент полученных документов"


Цель: Понимание, какая доля оплаченных авансов закрыта первичными документами

Идея: Отчет показывает долю полученных первичных документов к ранее оплаченным авансам

Что показывает: Где "висят" авансы, до какого уровня закрыта сумма, по контрагентам, договорам, платежам

Цветовая подсветка: Красный — авансы практически не закрыты, зелёный — почти на все авансы получили документы.

Выгода: Контроль своевременности сбора первички по всем клиентам
Первичные документы
Отчет "Процент полученных документов"
Оценка полноты закрытия авансов первичными документами — контроль документооборота и своевременного сбора закрывающих.

Что показывает отчёт

Отчёт анализирует, насколько оперативно по выданным или полученным авансам загружены закрывающие документы в 1С.
Тут важно понимать, что отчет не показывает объем всех полученных документов (для этого есть другой отчет), данный отчет показывает какая доля оплаченных авансов уже закрыты полученными первичными документами, т.е. рассчитывается процент покрытия авансов — это ключевой момент!

Механика простая:
  • Система получает данные по всем авансовым платежам на конец периода и запоминает общую сумму в различной детализации (контрагент, договор, платеж);
  • Далее, система считает сумму из первичных документов, которые пошли в зачет (закрытие) ранее сформированного аванса;
  • Отношение полученного первичного документа к общей сумме аванса дает процент закрытия авансов в рублях по каждому контрагенту, договору, платежному поручению.

Например:
  1. Допустим по вашей организации по контрагенту «Лидер» в мае месяце было авансовых платежей на 1 000 000 руб. (сальдо 60.02). И никаких поступлений от «Лидера» в этом месяце не было. Отчет покажет процент закрытия авансов 0%. Т.е. авансы не закрыты!
  2. В июне «Лидер» отгрузил товара на 840 тыс. рублей. Наш аванс в 1000 т.р. закроется на 840 т.р. и составит 160 т.р. В результате чего в отчёте отразится, что процент закрытия авансов 84% (840 тр / 1000 тр). При этом данная закупка отразится в качестве процента закрытия авансов именно в мае, т.к. платеж, который сформировал аванс был именно в мае и дата его уже никак не изменится.
Теперь бухгалтер точно знает, с кем нужно связаться, по какому договору, и какое платёжное поручение осталось не подтверждено первичкой.
Структура отчёта

Отчёт разбит по уровням детализации:
  1. Организация (наша или кому мы ведем учет);
  2. Месяц (где был авансовый платёж);
  3. Тип контрагента — поставщик или покупатель;
  4. Контрагент;
  5. Договор;
  6. Платёжное поручение.
Для каждого платежа отображается:
  1. Сумма аванса;
  2. Сумма закрывающих документов;
  3. Процент закрытия;
  4. Цветовая индикация:
  • Тёмно-зелёный — 100% закрытие;
  • Жёлто-оранжевые оттенки — частичное закрытие;
  • Красный — документ вообще не закрыт.
Как это помогает бухгалтеру
  • Быстро понять, по каким клиентам/контрагентам нет первички;
  • Проверить, вовремя ли загружаются закрывающие документы;
  • Помочь клиенту собрать документы в срок — до сдачи отчётности.
Что важно понимать

Отчёт ориентируется на дату авансового платежа, а не на дату получения документа.
  • Если аванс проведён в сентябре, а первичка пришла в ноябре — она всё равно закроет сентябрьский аванс.
  • Это важно при анализе «задним числом».
Работает как по поставщикам, так и по покупателям — переключатель в интерфейсе позволяет выбирать нужный блок или увидеть все сразу.
Реально показывает объём «не собранной» первички — бухгалтеру сразу видно, где нужно ускорить работу с клиентом.
Преимущества отчёта

  • Максимальная прозрачность по авансам: видно, что уже закрыто, а что — нет.
  • Оперативный контроль документооборота: не нужно вручную сверять платёжки и поступления.
  • Работа с обеих сторон: контроль как входящих, так и исходящих авансов.
  • Автоматизация анализа: исключение рутинных проверок, экономия времени.
Как использовать в работе

  • Отслеживаем динамику сбора документов, чтобы собрать «хвосты» по первичке;
  • Чем дальше от текущей даты, тем выше процент сбора документов. По нашему опыту все что более 3х месяцев должно находиться в диапазоне 90-95% и выше.
  • В любой момент (хоть каждый день) можно выгрузить таблицу в Excel и отправить клиенту, чтобы он сам запросил нужные документы у контрагентов.
Вывод

Отчёт «Процент полученных документов» — это важнейший инструмент контроля первички. Он помогает:
  • Повысить дисциплину по работе с первичными документами;
  • Корректно формировать себестоимость продукции и фиксировать реализацию;
  • Повышать прозрачность работы бухгалтерии.
С его помощью вы сможете профессионально отслеживать процесс закрытия авансов и оперативно реагировать, если по клиентам есть риски или затягивание с документами.
Назад