BuhDATA: Бизнес-Аналитика
Первичные документы
Отчет "Не полученные документы"



Цель: Посмотреть в абсолютных числах, сколько авансов не закрыто.

Что показывает: Общую сумму и количество не закрытых авансов по организациям, контрагентам, договорам.

Детализация: Отчет показывает данные от общих сумм до конкретных платежных поручений с назначением авансовых платежей

Выгода: Легко понять, где "висят" суммы и быстро выгрузить данные в Excel для клиентов.
Первичные документы
Отчет "Не полученные документы"
Быстрое выявление не закрытых первичными документами авансов, с отображением их количества и сумм — как по поставщикам, так и по покупателям.

Что показывает отчёт

В отличие от отчёта «Процент полученных документов», который показывает долю уже закрытых авансов, этот отчёт фокусируется на "остатке" — то есть на тех платежах, которые ещё не закрыты первичными документами.
Отчёт отвечает на два главных вопроса:
  • Сколько авансовых платежей пока не закрыты?
  • На какую сумму остаются не закрытыми?
Информация разбивается по:
  • организациям;
  • периодам (по годам и месяцам);
  • типу контрагента (поставщик или покупатель);
  • контрагентам;
  • договорам;
  • назначению платежа.
Структура и логика работы отчёта

На верхнем уровне вы видите список организаций, с указанием:
  • общей суммы не закрытых авансов;
  • количества таких авансов (количества платежей);
  • период когда был сделан авансовый платеж поставщику или получен от покупателя.
Можно провалиться на более глубокий уровень:
  • контрагент (кому/от кого был платёж);
  • договор;
  • конкретное платёжное поручение;
  • сумма и дата операции;
  • остаток по авансу, который ещё не подтверждён документом.
Ключевые особенности отчёта

  • Показывает "остаточную" проблему: в рублях и количестве, а не в процентах.
  • Работает по обеим сторонам: можно анализировать как авансы поставщикам, так и авансы от покупателей.
  • Актуален не только по текущему периоду: помогает контролировать старые «зависшие» платежи.
  • Детализация до конкретного платежа: видно, когда платёж прошёл, по какому договору, и что по нему не хватает.
Пример использования

По компании «Орион» в отчёте за февраль 2024 года видно:
  • 9 не закрытых авансовых платежей;
  • общая сумма — 1 380 000 рублей.
При раскрытии:
  • видно, что 3 платежа относятся к одному поставщику на сумму более в 800 т.р. рублей;
  • по ним нет ни одного акта;
  • также видно конкретные даты и назначения платежей (например, «Аванс за аренду оборудования»).
Теперь бухгалтер точно знает, с кем нужно связаться в первую очередь, чтобы запросить первичку, и какой объём авансов можно оперативно закрыть, тем самым снизив налоговую нагрузку.
Преимущества отчёта

  • Полный контроль по суммам и количеству незакрытых авансов;
  • Быстрый анализ по контрагентам и договорам;
  • Возможность выгрузки отчёта в Excel для рассылки клиентам;
  • Динамика сбора первичных документов и быстрое определение "зависшей" первички.
Как использовать в работе

  • Просматривать отчёт регулярно в течение месяца и особенно перед квартальной отчётностью;
  • Выгружать в Excel с фильтрами по нужным клиентам;
  • Передавать клиенту таблицу с просьбой предоставить документы по конкретным платежам;
  • Использовать для внутреннего контроля и постановки задач сотрудникам.
Вывод

Отчёт «Сумма и количество авансовых платежей» — это мощный инструмент для системного контроля первички.

Он помогает:
  • Не допускать забытых первичных документов;
  • Обеспечивать полноту учёта;
  • Выстроить максимально эффективную работу с документами и не допускать повышенной нагрузки на бухгалтера в отчетный период;
  • Поддерживать прозрачность в работе с контрагентами и клиентами.
В связке с отчётом по проценту закрытия даёт полную картину по статусу первичных документов и позволяет держать документооборот под полным контролем.
Назад