Что делает отчёт
Расход при УСН признаётся не в момент начисления, а когда выполнены все условия: товар или услуга получены, оплачены, а товар для перепродажи ещё и продан. 1С отслеживает эти условия внутри регистра «Расходы при УСН», и именно в нём чаще всего возникают расхождения: авансы, комиссии маркетплейсов, взаимозачёты, сторно, частичные оплаты.
Отчёт берёт данные из 1С организации (регистр «Расходы при УСН», книга КУДиР, проводки, учётная политика) и считает три цифры по каждой позиции:

• Признано, расчёт БУХДАТЫ — независимый расчёт по правилам статей 346.16 и 346.17 НК РФ. Для каждой операции проверяется, получен ли товар или услуга, оплачены ли они, реализован ли товар, и не является ли движение техническим перемещением, возвратом или сторно. Подробнее применяемую методику можно посмотреть по ССЫЛКЕ
• Признано по отчёту 1С — сумма, которую показал бы типовой отчёт 1С «Расходы УСН». Отчёт восстановлен по формуле самого 1С, поэтому цифра совпадает с экраном 1С у клиента.
• Признано по КУДиР — сумма из книги учёта доходов и расходов. По книге строится декларация, поэтому она контрольная величина.

Там, где три цифры сошлись, позиция помечена статусом «Подтверждено». Там, где разошлись, позиция уходит в блок «Отклонения» и получает причину из справочника.
Помимо признания отчёт показывает движения по товарам и материалам: сколько поступило, отгружено и оплачено, чтобы было видно, какое условие признания ещё не выполнено.

Структура отчёта
Данные раскрываются сверху вниз:

1. Организация.
2. Статья расходов: Товары и материалы, Услуги, Зарплата, Налоги и взносы, Расходы будущих периодов.
3. Подсекция. У товаров и материалов — счёт учёта: «Товары (сч. 41)» и «Материалы (сч. 10)». У услуг — вид затрат по счёту: общехозяйственные (сч. 26), коммерческие (сч. 44), производственные (сч. 20, 25), прочие. У налогов и взносов — взносы за работников, взносы ИП за себя, налоги. У расходов будущих периодов — сч. 97 и страхование. У зарплаты — «Оплата труда». В каждой статье последней стоит подсекция «Отклонения».
4. Статус или причина. У позиций без расхождений — «Подтверждено». В блоке «Отклонения» — код и название причины, например «П-02 Комиссия удержана из выручки».
5. Год партии — год поступления товара или документа.
6. Позиция — номенклатура, услуга, сотрудник или вид налога.
7. Документ — конкретный документ 1С с номером и датой.
8. Роль события — что произошло по документу: поступление, оплата, отгрузка, признание, и с какими суммами.

Колонки: Поступило, Отгружено, Оплачено, Признано (расчёт БУХДАТЫ), Признано по отчёту 1С, Признано по КУДиР, Отклонение. Год выбирается фильтром на панели.

Причины отклонений
Каждое расхождение получает одну из причин. Причина определяется по показателям документа: какие из трёх сумм есть, какие отсутствуют, что больше, какой тип документа, оплачен ли товар, реализован ли.
Отчёт 1С не видит расход, который есть в книге и в расчёте БУХДАТЫ. Это не ошибка учёта, а особенность отчёта 1С, в декларацию идёт книга.

• П-01 Материалы, оплаченные авансом. Материалы оплачены вперёд и признаны в день поступления. Отчёт 1С такие признания не показывает.
• П-02 Комиссия удержана из выручки. Вознаграждение маркетплейса или агента удержано из выручки и записано в книгу, в регистре расходов 1С его нет.
• П-03 Входной НДС отдельной суммой. Отчёт 1С показывает расход без НДС, книга — с НДС. Разница равна НДС по оплаченным расходам.
• П-04 Товар продан до оплаты поставщику. Расход признан в день оплаты, когда выполнено последнее условие.
• П-05 Договор в валюте. Отчёт 1С складывает валютные и рублёвые суммы напрямую, расчёт и книга берут рубли по курсу на день оплаты.
• П-06 Сторно расхода в книге. Книга сняла ранее признанный расход, отчёт 1С этого не сделал.

Книга расходится с расчётом при совпадении с отчётом 1С. Нужна проверка документа.

• П-07 Взаимозачёт не отражён в книге. Долг закрыт зачётом, 1С признала расход, книга запись не сделала. Проверить документ «Корректировка долга».
• П-08 Товар признан в книге без реализации. По учёту товар не продан, книга расход уже записала. Проверить документ реализации.
• П-09 Материалы признаны в книге без оплаты. Оплата поставщику в учёте не найдена. Найти документ оплаты.
• П-10 Запись в книге без движения в учёте. Сумма попала в книгу ручной операцией или корректировкой. Проверить основание записи.
• П-11 Снятие расхода при передаче на реализацию. Товар передан комиссионеру, 1С сняла признанный расход, книга оставила как было.
• П-12 Снятие расхода ограничено признанным. 1С снимает расход по партии, по которой признания не было; снятие ограничено признанной суммой.
• П-13 Комплектация номенклатуры. Из компонентов собран комплект под другим названием. Это перемещение внутри склада, не расход.
• П-14 Списание признано в 1С, в книге нет. При списании товаров или материалов 1С признала расход, в книге записи нет.
• П-15 Курсовая разница по договору в у.е. Разница равна переоценке валютного долга, при УСН она в расход не идёт. Книга права.
• П-16 Задвоение документа. Сумма в отчёте кратна книге: строки продублированы, обычно после перепроведения.
• П-18 Запись в книгу мимо учёта расходов. Расход попал в книгу напрямую, отчёт 1С его не видит.
• П-28 Авансовый отчёт: в книге не полностью. По авансовому отчёту 1С признала расход целиком, книга записала часть. Проверить приложенные документы.
• П-29 Услуга признана в 1С, в книге нет. 1С признала расход по услуге, в книге записи нет. Проверить оплату и попадание в книгу.

Служебные пометки.

• П-21 Остаток по статье не разложен. Отчёт 1С и расчёт расходятся по статье целиком, но по документам разница не раскладывается.
• П-22 Причина не установлена. Ни одно правило не подошло. Такие позиции требуют ручной сверки документа в 1С.
• П-23 Книга не выгружена, П-24 Книга выгружена не за весь период, П-25 В книге нет расходов по разделу. Сравнение с книгой не проводится.

Почему это важно

• Ошибка в признании расходов напрямую меняет налог: лишний расход занижает налог и грозит доначислением, пропущенный расход завышает налог.
• Отчёт 1С «Расходы УСН» не видит часть законных расходов (комиссии маркетплейсов, материалы по предоплате) и не является контрольной величиной для декларации.
• Книга КУДиР может расходиться с учётом из-за ручных записей, корректировок и неполной выгрузки. Без сверки это обнаруживается только при проверке.

Преимущества

• Три независимых источника по каждой позиции, а не одна итоговая цифра.
• Расхождение показано до документа, с готовой причиной.
• Признание считается по правилам Налогового кодекса и не подгоняется под 1С: если отчёт 1С ошибается, отклонение показывается, а не прячется.
• Данные обновляются автоматически после каждой выгрузки из 1С, в течение нескольких минут.
• Работает по всем организациям на УСН «доходы минус расходы».

Как использовать в работе

• Выбрать год на панели, раскрыть организацию и сверить по статьям три колонки признания.
• Раскрыть подсекцию «Отклонения» и пройти по причинам. Причины первой группы (П-01 … П-06) действий не требуют: расчёт и книга правы, отчёт 1С эту операцию не видит. Причины второй группы указывают документ, который нужно открыть в 1С.
• «П-22 Причина не установлена» — рабочий список для ручной сверки.
• Пометки П-23 … П-25 означают, что книгу за период нужно выгрузить из 1С заново: без неё сравнение невозможно.
• Перед сдачей декларации убедиться, что итог книги по каждой статье объяснён: либо совпал с расчётом, либо расхождение имеет понятную причину.

Ограничения

• Отчёт проверяет момент и сумму признания по данным 1С. Правомерность самого расхода, договоры и первичные документы проверяет бухгалтер.
• Основные средства не сверяются: раздел II книги КУДиР из 1С не выгружается.
• Лизинговые платежи, командировки, таможенные платежи, дополнительные расходы и НДС при ввозе в расчёт пока не входят.

Вывод

• Отчёт «Расходы, признанные для налогового учёта» превращает сверку расходов УСН из ручной проверки регистров в список конкретных документов с понятной причиной. Три цифры по каждой позиции и справочник причин позволяют закрыть год без сюрпризов в декларации.