Как БУХДАТА признаёт расходы при УСН

Цель: Объяснить, по каким правилам колонка «Признано (расчёт БУХДАТЫ)» в отчёте «Расходы, признанные для налогового учёта» получает свою сумму, и что этот расчёт проверяет сам, а что принимает из 1С.

Показывает: Условия признания для каждого вида расхода, дату признания и границы проверки.

Выгода: Бухгалтер понимает, откуда взялась каждая цифра расчёта, и может объяснить клиенту или проверяющему, почему расход признан именно в этой сумме и в этот день.


Общий принцип
Расчёт ведётся по статьям 346.16 и 346.17 Налогового кодекса. Для каждой операции из 1С последовательно проверяется:

1. отнесена ли операция в налоговом учёте 1С к принимаемым расходам;
2. получен ли товар, материал, работа или услуга;
3. выполнено ли условие оплаты;
4. выполнены ли дополнительные условия для своего вида расхода;
5. не является ли движение техническим перемещением, возвратом или сторно.

Расход признаётся на дату выполнения последнего из обязательных условий. Расходы, отмеченные в 1С как «Не принимаются», в расчёт не попадают.

Что считается оплатой
Оплатой признаётся любое прекращение обязательства перед продавцом, связанное с покупкой: перечисление с расчётного счёта, оплата наличными, зачёт аванса, взаимозачёт, удержание посредником вознаграждения из выручки, подтверждённая покупка через подотчётное лицо. Оплата устанавливается по движениям и документам 1С.

Товары для перепродажи
Стоимость товара признаётся после трёх событий: товар приобретён и принят к учёту, оплачен поставщику, реализован покупателю. Дата признания — дата последнего из них.

• Оплачен и оприходован, но не продан — не признаётся.
• Продан, но поставщику не оплачен — не признаётся.
• Оплачен авансом, потом оприходован и продан — признаётся при продаже.
• Продан, потом оплачен — признаётся при оплате.
• Товар без подтверждённого приобретения и стоимости партии — не признаётся до выяснения происхождения.

Получение денег от покупателя для признания себестоимости не требуется. Передача товара комиссионеру или маркетплейсу продажей не считается: расход признаётся после продажи конечному покупателю при наличии оплаты поставщику.

Материалы
Материальный расход признаётся после приобретения материала и погашения долга перед поставщиком. Списание материала в производство для признания не требуется. Аванс без поступления материала расходом не является; если материал поступил после предоплаты, расход признаётся при поступлении. Материал, купленный через подотчётное лицо, считается приобретённым и оплаченным на месте.

Работы и услуги
Расход признаётся после получения работы или услуги и погашения долга перед исполнителем. Услуга получена, но не оплачена — не признаётся. Аванс перечислен, услуга не получена — не признаётся. Услуга получена после предоплаты — признаётся при получении. Долг закрыт взаимозачётом — признаётся на дату взаимозачёта.

Комиссия посредника
Вознаграждение маркетплейса или агента признаётся в размере начисленной и фактически удержанной либо оплаченной суммы. Удержана часть — признаётся удержанная часть. Если комиссия уже отражена в регистре расходов 1С, повторно она не признаётся.

Авансовые отчёты
Выдача денег под отчёт расходом не является. Расход возникает, когда авансовым отчётом и первичкой отражена покупка: товар или материал принят к учёту с оплатой через подотчётное лицо. Для товара дополнительно требуется реализация.

Зарплата, взносы, налоги
Заработная плата признаётся после выплаты работнику, начисленная и не выплаченная — не признаётся. Страховые взносы и разрешённые налоги признаются по факту уплаты. Налог при УСН и суммы, прямо исключённые Кодексом, расходом не считаются. Суммы начислений расчёт принимает из 1С и заново не пересчитывает.

Входной НДС
НДС учитывается только по оплаченным товарам, работам и услугам, стоимость которых можно включить в расходы. НДС, принятый к вычету, повторно не признаётся. Сумма НДС ограничивается меньшей из двух: по принимаемым движениям 1С и по книге КУДиР.

Аренда, лизинг, командировки, расходы будущих периодов
Арендные и лизинговые платежи признаются после оплаты за полученный период. Командировочные — после осуществления, оплаты и документального подтверждения. Расходы будущих периодов признаются по своему экономическому содержанию: аренда, лицензия, страхование, услуга.

Возвраты, корректировки, сторно
Техническое перемещение партии нового расхода не создаёт. Возврат или отмена операции могут потребовать снятия ранее признанного расхода. Снятие ограничивается суммой, которая действительно была признана. Отрицательная запись книги КУДиР переносится в расчёт, если она однозначно связана с ранее признанным расходом или прямо обозначена как сторно.

Валютные операции
Расход определяется в рублях на дату фактической оплаты. Переоценка валютных обязательств отдельного расхода при УСН не образует.

Что расчёт проверяет сам

• наличие приобретения и принятия к учёту товара или материала;
• наличие оплаты или иного погашения долга;
• наличие реализации товара;
• последовательность выполнения условий и дату признания;
• технические перемещения партий, возвраты и подтверждённые сторно;
• отсутствие признания неоплаченного товара и повторного признания одной суммы;
• расхождение результата с отчётом 1С и книгой КУДиР.

Что расчёт принимает из 1С и не проверяет

• экономическую обоснованность расхода и его связь с деятельностью;
• правильность выбора вида расхода и признака «Принимается» в 1С;
• содержание договоров и момент перехода права собственности;
• достоверность первичных документов, чеков и авансовых отчётов;
• правильность расчёта зарплаты, налогов и взносов;
• правомерность вычета НДС;
• полноту самой выгрузки из 1С.

Эти условия проверяет бухгалтер. Расчёт БУХДАТЫ — автоматизированная проверка момента и суммы признания по данным 1С, а не замена бухгалтерской и правовой экспертизы.

Вывод
Расчёт признания повторяет логику Налогового кодекса по каждому виду расхода и опирается только на движения и документы 1С. Поэтому его цифра не совпадает с отчётом 1С автоматически: где отчёт не видит законный расход, расчёт его показывает, а расхождение выводится отдельной строкой с причиной.